Online-заявка
ONLINE-ЗАЯВКА
  • Гарантируем Конфиденциальность
ico

Профессия - секретарь

16.01.2014

Интервью с экспертом Андреевой Валентиной Ивановной

Предлагаем вашему вниманию интервью с экспертом Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров, профессором кафедры трудового права Российской академии правосудия, известнейшим специалистом в области документоведения Андреевой Валентиной Ивановной.

Каков статус профессии секретаря сегодня?

Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими деловыми и личностными характеристиками.


С удовлетворением можно отметить, что в сегодняшний период развития экономики искусственно поднимать статус профессии секретаря не требуется. Сама жизнь коренным образом изменила традиционное, стереотипное представление о секретаре как о техническом исполнителе при руководстве. На смену отжившему образу “секретарши”, сидящей за пишущей машинкой и отвечающей на телефонные звонки, пришел совершенно иной тип секретаря. Это специалист с профессиональным образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком. Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых (негосударственных) организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии.

Профессия ли это на сегодняшний момент, ведь многие секретарские должности отсутствуют в квалификационных документах?

Позиционирование работы секретаря как особого вида профессиональной деятельности сомнений не вызывает. Особенность состоит в том, что в этой деятельности немало принципиально разных видов работ, например документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов. Функциональные различия в деятельности секретарей, безусловно, должны найти свое отражение и закрепление в наименованиях должностей и их квалификационных характеристиках. В связи с этим срочного пересмотра требует содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, где отсутствуют такие современные, востребованные практикой и уже существующие в реальной жизни должности, как: секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-ассистент, секретарь-переводчик и др.

Правильно ли относить должность секретаря–референта к техническим служащим?

Долгие годы должность секретаря (в т. ч. в Квалификационном справочнике должностей) относилась к разряду технических исполнителей. Это влияло на все остальные характеристики: уровень образования (начальный профессиональный), социальный статус (непрестижность профессии), материальное стимулирование (низкая зарплата), карьерный рост (в большинстве случаев отсутствие перспектив профессионального роста).

Изменение статуса профессии секретаря в настоящее время позволяет говорить о необходимости отнесения таких должностей, как секретарь-референт или офис-менеджер, к разряду специалистов, а в ряде случаев (в зависимости от масштабов организации и решаемых задач) и к разряду руководителей среднего или низшего звена. Хотелось бы обратить внимание представителей соответствующих ведомств на острую практическую потребность решения этой проблемы. Отсутствие четких рамок функциональной специализации секретарей и должностных характеристик приводит к снижению эффективности их труда, потерям рабочего времени, служебным конфликтам. Немало проблем с определением и совмещением профессиональных обязанностей возникает у секретарей небольших организаций, где секретарь “параллельно” работает и кадровиком, и архивариусом, и помощником бухгалтера и т. п.

Нужно ли секретарю профессионально знать делопроизводство? Какие проблемы в области делопроизводства испытывают секретари в данный момент?

Делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, и профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому секретарю. Нельзя ориентироваться только на бездокументное обслуживание управленческого аппарата. Секретарь обязательно должен быть компетентен в таких делопроизводственных проблемах, как:

    • разработка официальных (фирменных) бланков служебных документов,
    • составление и оформление документов,
    • придание документам юридической силы,
    • организация обработки документов и их последующего хранения,
    • рациональное распределение документопотоков,
    • информационно-справочное обслуживание работников организации и т.п.

Особенно важно хорошее знание делопроизводства для секретарей небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.
Однако по многим из этих вопросов секретари ощущают острую нехватку как нормативных актов, так и методических указаний и рекомендаций. Отсутствие достаточной нормативно-методической базы, пожалуй, в наибольшей степени мешает секретарям в настоящее время.
С одной стороны, излишняя регламентация в области обработки документов неизбежно приводит к бюрократизации управленческих процедур. Но в то же время слабая нормативная база не позволяет оперативно и качественно решать многие насущные вопросы в делопроизводстве.

Секретарей волнуют прежде всего следующие проблемы. Каким обязательным требованиям должны отвечать служебные документы, чтобы у организации не возникало проблем с партнерами по бизнесу? Как организовать документооборот и правильно учитывать его объем? Как сократить затраты рабочего времени при регистрации многочисленных документов? Как разработать номенклатуру дел и определить сроки хранения документов в современных негосударственных организациях, где немало разновидностей документов, не являющихся типовыми и не входящими в соответствующий Перечень управленческих документов с указанием сроков хранения?
Большинство секретарей-практиков хотели бы иметь у себя на рабочем столе полный набор необходимых регламентирующих документов, позволяющих избегать ошибок как при оформлении документов, так и при организации работы с ними.

Насколько отличается профессиональный уровень секретарей, работающих в регионах, и их коллег в Москве?

Секретари крупных и средних московских компаний отличаются высоким профессионализмом – большинство сотрудников с высшим образованием, серьезным опытом работы, со знанием иностранного языка, высоким интеллектуальным уровнем. Большинство секретарей преданы своей профессии, любят свою работу, не собираются менять ее на другую, стремятся к профессиональному совершенству. Однако все вышесказанное относится не только к московским секретарям. Высококлассные специалисты, творчески решающие повседневные задачи документационного обеспечения, есть не только в крупных городах, но и во многих отдаленных от центра регионах.

При этом нельзя не отметить, что многим из них (как в центре, так и на периферии) не хватало профессиональных знаний, особенно в начале трудовой деятельности. Курсы для секретарей есть во всех, даже небольших, городах, однако уровень обучения на них (это относится и к Москве) часто оставляет желать лучшего. Стоимость обучения достаточно высокая, приемлемая не для всех желающих, а состав изучаемых дисциплин, количество учебных часов и уровень преподавания далеки от совершенства. И если в крупных городах можно найти учебные центры для секретарей, дающие по-настоящему хорошую подготовку, то в районных центрах и поселках это возможно далеко не всегда.

Каковы, по вашему мнению, дальнейшие пути развития профессии?

Для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Многолетнее общение с секретарями разных поколений, анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.

Конечно, у секретарей еще возникает немало серьезных трудностей, связанных и с возможностью получения хорошего профессионального образования, и с недооценкой их труда отдельными руководителями, и с большой загруженностью на работе, не всегда адекватно вознаграждаемой материально, но в целом можно отметить, что это интересная, перспективная и престижная профессия. И подтверждением тому является постоянный приток в ряды профессиональных секретарей значительного числа молодых специалистов с высшим образованием, профессионально владеющих компьютерной техникой и иностранными языками.

Что вы думаете о развитии секретарского дела на региональном уровне и объединяющей роли в этом процессе “Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис​менеджеров”?

Говоря о состоянии развития секретарского дела в Центре и регионах, приходится с сожалением отмечать, что возможностей для профессионального обучения и роста у секретарей в небольших городах и поселках, а тем более в сельской местности значительно меньше, чем в столице или крупных областных центрах. Материальное положение и условия труда секретарей во многих регионах также не отвечают современным требованиям и стандартам. Специалисты секретарского дела нередко испытывают трудности со своевременным получением новых нормативно-методических материалов в области организации делопроизводства.

В то же время в Санкт-Петербурге, в крупных поволжских, уральских и сибирских городах (в Нижнем Новгороде, Самаре, Ярославле, Екатеринбурге, Перми, Красноярске, Новосибирске и др.) во многих местных государственных, муниципальных и коммерческих структурах можно найти интересный и ценный для изучения опыт организации документационного обеспечения управления, который может быть успешно применен не только в других регионах страны, но и в столице.

Таким образом, взаимодействие Центра с регионами по проблемам развития секретарского дела должно идти в двух основных направлениях: оказание необходимой помощи (прежде всего в обучении, в методическом обеспечении работы с документами и т. п.) и освоение и распространение накопленного в регионах опыта работы, его широкое освещение в периодической печати и на научно-практических конференциях и семинарах.

Для осуществления и успешного развития такого взаимодействия необходимы соответствующие организационные формы, и они уже созданы: это ставший популярным у многих секретарей-практиков нашей страны журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” и начавшая свою деятельность в 2003 году не имеющая аналогов в истории России “Национальная ассоциация профессиональных секретарей и офис-менеджеров”.

Чем реально может помочь Ассоциация нашим коллегам в регионах, что даст сотрудничество с ней? Деятельность Ассоциации направлена прежде всего на выявление и изучение насущных проблем секретарей и офис-менеджеров, в т. ч. с учетом региональной специфики условий их труда. Главной же своей задачей Ассоциация считает поиск путей решения этих проблем, в том числе за счет привлечения внимания к этим проблемам специалистов федеральных органов исполнительной власти, а также ведущих научных и учебных центров нашей страны: Министерства экономического развития и торговли РФ, Министерства труда и социального развития РФ, Министерства образования РФ, Федеральной архивной службы России, ВНИИДАД, Государственного университета управления и многих других.

Благодаря активной организационной, просветительской и научной деятельности Ассоциации секретари и офис-менеджеры в регионах постоянно будут иметь информационную поддержку по всем вопросам передового отечественного и зарубежного опыта в области делопроизводства и архивного дела, смогут систематически повышать свою квалификацию без отрыва от работы, получат возможность через периодический печатный орган Ассоциации – журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” – участвовать в решении насущных вопросов своей практической деятельности, а также в формировании профессионального стандарта секретаря и офис-менеджера.

Для самой же Ассоциации тесная связь с регионами – абсолютно обязательное условие ее существования и дальнейшего развития деятельности. Только изучая и распространяя положительный опыт регионов, объединяя усилия всех государственных структур в деле совершенствования документационного обеспечения управления, неуклонно повышая статус профессий секретаря и офис-менеджера в современном обществе, Ассоциация действительно сможет стать по-настоящему национальной общественной организацией, приносящей реальную пользу широкому кругу специалистов и практиков.

Источник: www.ippnou.ru



Вернуться к списку статей

ico

Подписка на дайджест новостей

+
Политика конфиденциальности

Компания ЦТР «Гуманитарные технологии» уважает ваше право и соблюдает конфиденциальность при заполнении, передаче и хранении ваших конфиденциальных сведений. Размещение заявки на сайте компании ЦТР «Гуманитарные технологии» означает ваше согласие на обработку данных.

Под персональными данными подразумевается информация, относящаяся к субъекту персональных данных, в частности фамилия, имя и отчество, дата рождения, адрес, телефон, адрес электронной почты, семейное, имущественное положение и иные данные, относимые Федеральным законом № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года "О персональных данных" (далее - "Закон") к категории персональных данных.

Целью обработки персональных данных является оказание услуг для клиентов компании ЦТР «Гуманитарные технологии».